Suivi du Cycle de Programme Humanitaire (HPC)

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Cette page présente la vision de OCHA sur le suivi, et des recommandations pour les bureaux de pays sur la préparation et la conduite du suivi des Plans de Réponse Humanitaire (PRH) ou d'autres plans humanitaires collectifs. Les efforts actuels se concentrent sur le suivi de la réponse, les éléments de suivi de la situation et des besoins devant être renforcés à l'avenir.


I. Introduction et Définitions

Le suivi de la réponse est un processus continu qui permet de tracer l'assistance humanitaire apportée aux populations affectées par rapport aux objectifs fixés dans le Plan de Réponse Humanitaire (PRH).  

L'objectif du suivi de la réponse est double :

  1. Il offre aux acteurs humanitaires une base factuelle pour décider des actions à entreprendre afin de remédier aux insuffisances, combler les lacunes et/ou ajuster le PRH. Cela contribue donc à une réponse humanitaire plus efficace et efficiente, à court et à long terme.
  2. Il sert à améliorer la redevabilité de la communauté humanitaire envers les populations affectées, les gouvernements locaux, les donateurs et le grand public, concernant les résultats obtenus dans le cadre du PRH.

Les « Humanitarian Affairs Officers » (HAOs) et les « Information Management Officers » (IMO) sont aidés par les ressources rassemblées ci-dessous, ainsi que par les outils HPC-Tools, tels que le Module de Planification de la Réponse (RPM) et le Module de Projets (PM).
Le support terrain est assuré par les bureaux régionaux de OCHA et par la branche APMB de OCHA à Genève.


II. Le « Monitoring Package » : Ressources pour le Suivi de la Réponse Humanitaire

Le « HPC package 2021 » convenu au niveau inter-agence comprend des conseils et des instructions sur le suivi et peut être trouvé ici. Il comprend :

À l'heure actuelle, il n'existe pas de directives inter-agence convenues couvrant l’ensemble du suivi de la situation, des besoins, et de la réponse humanitaire. Outre les documents susmentionnés dans le « HPC package », il existe des guides complémentaires sur le suivi de la réponse humanitaire. Certains de ces documents ont fait l'objet d'un accord inter-agence, d'autres sont internes à OCHA. 

Ce tableau fournit une vue d'ensemble du « Monitoring Package » avec le statut de chaque document:

  Titre (avec lien) Format Statut
1. Modèle de Plan de Suivi du PRH Modèle annoté
EN-FR
Document interne OCHA
2. Suivi de la Réponse Humanitaire Guide
EN-FR
Convenu au niveau inter-agence
3. Présentations PowerPoint    
 

     3.a) Introduction au Suivi

     3.b) Organisation du Suivi du PRH

     3.c) Utilisation des Indicateurs

Présentation enregistrée
EN-FR
Présentation enregistrée
EN
Présentation enregistrée
EN-FR
Documents internes OCHA
4. Registre des Indicateurs Humanitaires et FAQs https://ir.hpc.tools
FAQ
Convenu au niveau inter-agence
5. Chiffres de la Population Humanitaire    
       5.a) Guide « Humanitarian Profile »

     5.b) Estimation des Personnes Atteintes au Niveau National

     5.c) CBPF : Agrégation de la Population Atteinte
Guide
EN
Guide
EN-FR
Guide
EN-FR
Convenu au niveau inter-agence

Document interne OCHA

Document interne OCHA
6. Rapport de Suivi Périodique (PMR) Guide et modèle annoté
EN-FR
Convenu au niveau inter-agence
7. Tableau de Bord Humanitaire Boîte à outils
EN
Convenu au niveau inter-agence
8. Suivi dans une Situation d'Urgence Guide
EN-FR
Document interne OCHA

Veuillez noter que les documents internes OCHA ne doivent pas être partagés d'une manière qui suggérerait une approbation au niveau inter-agence.

1) Le Plan de Suivi du PRH

Le plan de suivi est un document préparé par le Groupe de Coordination Inter-Cluster (ICCG) au début de l'année. Il présente quelles données seront collectées par l’ensemble des acteurs humanitaires, comment et quand, où elles seront stockées, comment elles seront analysées, et comment les informations collectées seront partagées, à intervalles réguliers ou en temps réel, à des fins internes (avec les organisations, clusters, ICCG, HCT et HC) ainsi qu’à des fins externes (avec les personnes affectées, gouvernements locaux, médias, grand public).  
Le plan de suivi est composé de 3 éléments :

  • Le Cadre de Suivi (Monitoring Framework) 

Il s'agit d'un tableau qui rassemble tous les indicateurs attachés aux objectifs stratégiques, spécifiques, et des clusters/secteurs.
Pour chaque indicateur, le cadre couvre : besoin / baseline / cible / désagrégation / source / méthodologie de collecte / fréquence de collecte / responsables de la collecte.

  • Présentation Narrative

Elle explique comment le suivi sera mené tout au long du PRH. Elle inclut les méthodes de collecte des données, les outils qui seront utilisés, les ressources nécessaires, la répartition des responsabilités, la façon dont l'analyse sera menée, les canaux de partage de l'information, les problèmes potentiels portant par exemple sur les ressources, l'accès, les outils, etc.

  • Chronologie prévue des Rapports / du Partage de l'Information

La chronologie permet de visualiser quels types de rapports seront produits et à quel moment. 

Le partage de l'information peut se faire sous différentes formes :

- des rapports pdf : comme le Rapport de Suivi Périodique, le Tableau de Bord Humanitaire, ou autres ;
- des rapports en ligne : comme dans Humanitarian InSight, le site web externe de HPC-Tools.
 

HPC Timeline

Un plan de suivi offre les avantages suivants :

  • La préparation du plan permet à tous les acteurs de discuter et de déterminer le degré d’ambition du travail de suivi au niveau collectif, tout au long du PRH correspondant, en établissant un équilibre entre ce qui est utile, et ce qui est réalisable, avec les ressources existantes;
  • Une fois le plan de suivi validé, il informe tout le monde (HCT, acteurs, gouvernement, donateurs) de ce qui sera suivi au niveau collectif et de ce qui ne le sera pas, ainsi que des rapports attendus et de leurs échéances respectives;
  • Il répartit les tâches entre tous les acteurs du HPC : OCHA, ICCG, coordinateurs de clusters, organisations. Chaque acteur saura ce qui doit être fait et dans quel délai, pour le suivi au niveau collectif;
  • Il identifie les outils et les ressources nécessaires au suivi de la réponse au niveau collectif.

2) Suivi de la Réponse Humanitaire 

Ce guide a été produit en 2016 au niveau inter-agence. Il pose les bases d'une approche commune du suivi de la réponse. Le document n'a pas été mis à jour depuis. Ses messages clés sont toujours pertinents. Cependant, certains éléments sont obsolètes.  

3) Présentations PowerPoint

3.a) Introduction au Suivi

Cette présentation PowerPoint enregistrée introduit les concepts de base du suivi de la réponse.  
Elle est recommandée comme introduction pour le personnel OCHA travaillant sur le suivi. 

3.b) Organisation du Suivi du PRH

3.c) Utilisation des Indicateurs

L'objectif de cette présentation est de décrire les principaux paramètres utilisés pour les indicateurs. La présentation est composée d'une série d'exemples pratiques.

4) Registre des Indicateurs Humanitaires et FAQs

Il s'agit d'un site web développé par OCHA avec les cluster globaux, offrant une série d'indicateurs avec leurs principaux paramètres, afin d'aider les utilisateurs sur le terrain à sélectionner des indicateurs et des cibles.  

5) Chiffres de la Population Humanitaire

5.a) Guide « Humanitarian Profile » 

Ce guide a été produit en 2016 au niveau inter-agence. Il définit une approche commune sur comment catégoriser, compter et agréger les chiffres de population. N'ayant pas été mis à jour, il est obsolète sur certains aspects. Le "modèle de l'oignon" reste valable.

5.b) Estimation des personnes atteintes au niveau national 

Cette note interne OCHA présente une méthode pour estimer la population atteinte par un PRH au niveau national, en partant des chiffres de la population atteinte au niveau des projets, et en les agrégeant, tout en évitant de faire un double comptage. 

5.c) CBPF : Agrégation de la population atteinte 

Cette note interne OCHA fournit des recommandations aux équipes nationales Country Based Pooled Fund (CBPF) sur la manière d’estimer les chiffres de la population totale atteinte par le CBPF, au niveau du pays et des clusters, à partir des chiffres de la population atteinte par les projets CBPF. 

6) Rapport de Suivi Périodique (PMR)

Cet ensemble de documents convenus au niveau inter-agence offre un modèle et des explications pour présenter les progrès de la réponse du PRH au cours de l'année. La publication d'un PMR n'est pas obligatoire et le modèle peut être adapté de manière flexible.  

7) Tableau de Bord Humanitaire

Cet ensemble de documents convenus au niveau inter-agence offre un modèle et des explications pour la préparation d'un Tableau de Bord Humanitaire. Le Tableau de Bord Humanitaire présente une vue d'ensemble succincte et essentiellement visuelle des progrès réalisés par la réponse humanitaire. Il permet aux parties prenantes de comprendre rapidement les priorités stratégiques d'une réponse, les chiffres clés caractérisant la crise, ainsi que les besoins humanitaires les plus importants et la réponse correspondante par secteur.

8) Suivi dans une Situation d'Urgence

Cette note interne OCHA propose une approche réaliste pour organiser le travail de suivi dans la première phase d'une urgence soudaine.


III. Comment organiser le suivi du PRH

Le suivi doit comprendre les étapes suivantes :

  • Dans l'équipe pays OCHA, un responsable suivi est désigné dans l'unité de coordination, et un autre dans l'unité de gestion de l’information (IM); 
  • Pour chaque cluster, le coordinateur du cluster désigne un point focal pour le suivi;
  • Lors de la préparation du PRH, des indicateurs sont sélectionnés et des cibles sont fixées par rapport aux objectifs stratégiques, aux objectifs spécifiques, et aux objectifs des clusters du PRH. Ils sont présentés dans le PRH et saisis dans RPM pour être affichés dans InSight. Cela constitue la base du suivi pendant la durée du PRH (généralement l'année civile);
  • Après avoir terminé la préparation du PRH, le ICCG produit un plan de suivi, afin d'orienter et de cibler les processus de suivi. Ce plan présente la manière dont le PRH sera suivi tout au long de l'année, à la fois pour les acteurs humanitaires et pour les publics externes;
  • Le plan de suivi est présenté, discuté, et approuvé par l’Equipe Humanitaire Pays (EHP). Ceci n'est pas obligatoire. Il peut s'agir d'une démarche stratégique pour obtenir l'adhésion de toutes les parties prenantes : soit l’EHP accepte ce qui est proposé, soit l’EHP peut demander un plan de suivi plus ambitieux à OCHA et au ICCG, ce qui peut être envisageable si les ressources nécessaires sont fournies;
  • Une fois finalisé et approuvé, le plan de suivi est partagé avec tous : OCHA, les coordinateurs des clusters, tous les acteurs participants, le gouvernement, les donateurs, etc;
  • Tout au long de l'année, les responsable du suivi de OCHA s'assurent que les activités de suivi sont menées comme prévu dans le plan de suivi : collecte et analyse des données, discussions au sein du ICCG si nécessaire, affichage des données dans InSight, préparation des rapports, etc; 
  • Le ICCG produit les rapports de suivi dans le format et selon la chronologie convenue, et les soumet à l’EHP;
  • Les rapports sont mis à la disposition du public, si l’EHP le décide.